Às vezes, a melhor solução é tirar passos.
Antes de pôr tecnologia, olhamos para o caminho que o trabalho faz: onde há fricção, estrangulamentos e passos a mais. Muitas vezes, o que falta não é software.
Falamos com quem executa, vemos os fluxos reais e mapeamos onde a informação se perde. É a forma de trabalhar que descrevemos em Perceber antes de propor.
O resultado é um processo mais curto, que depois pode ser automatizado, ou nem precisar de ser.
- pedido por email
- imprimir o formulário (passo retirado)
- aprovação do chefe de equipa
- digitalizar e reenviar (passo retirado)
- aprovação da direção
- registar no Excel (passo retirado)
- lançar na contabilidade
7 passos passam a 4
exemplo típico: os passos riscados só existiam porque sempre existiram.
Quando ninguém sabe
porque se faz assim.
- «Cada pessoa faz o mesmo trabalho à sua maneira.»
- «Uma aprovação simples passa por quatro pessoas.»
- «Os erros repetem-se, sempre no mesmo ponto.»
- «Quando alguém vai de férias, o trabalho para.»
Desenhar o caminho
antes da ferramenta.
Mapear o que acontece
O processo real, não o do manual: quem faz o quê, em que ordem, com que informação e onde fica à espera.
Tirar o que não acrescenta
Passos duplicados, aprovações que não decidem nada, cópias para ninguém. O que não muda o resultado sai.
Dar um dono a cada passo
Quando algo falha, sabe-se a quem perguntar. Quando alguém sai, o processo não sai com ele.
Só depois, a tecnologia
Com o caminho limpo, decide-se o que vale a pena automatizar ou ligar, e o que fica bem como está.
Não pomos software em cima de um processo que não funciona.
Automatizar um passo que não devia existir só o torna mais rápido a fazer o errado.
Para quem
faz sentido.
✓ faz sentido se
- o mesmo trabalho é feito de formas diferentes por pessoas diferentes;
- há aprovações, cópias ou registos que ninguém sabe justificar;
- os erros aparecem sempre nos mesmos pontos;
- quer arrumar antes de investir em software.
✗ não faz sentido se
- procura um diagnóstico para arquivar, sem mudar nada;
- ninguém tem tempo para mudar a forma de trabalhar;
- quer software novo antes de saber o que ele deve fazer.
Escrevemos
sobre isto.
Uma conversa
chega para começar.
Conte-nos o que pesa na sua operação. Resposta direta, normalmente no próprio dia.